Aurora Development

Секреты продуктивности самых успешных мировых компаний.

Любая современная компания стремится увеличить свою конкурентоспособность в определенной отрасли. Для этого применяются разные методы. Наиболее эффективной из них является оптимизация труда сотрудников или улучшение их производительности. Этот метод крайне популярен в европейских странах, в Америке и в Японии. Российские компании только начинают обращать внимание на него.

В США существует даже целая система измерения показателя производительности - the Total Productivity Measure. Ее суть – учитывается время, потраченное сотрудником на изготовление продукции, количество исходного сырья и число произведенной продукции.

Для чего еще нужно знать точный показатель производительности труда? Он помогает сравнить деятельность компании с конкурентами, составить стратегический план развития, сформировать конкретные цели на ближайшее будущее и понять, как управлять персоналом.

Существуют разные инструменты повышения производительности труда сотрудников. Внедрение нового оборудования, повышение квалификации персонала, мотивация работников (сокращенный трудового день, поощрение за качественную работу, оплата проезда, премии), эффективная дисциплина, положительный настрой в работе, организация удобного рабочего места (правильно подобранная цветовая палитра в офисном помещении).

Основные подходы к оптимизации труда
Существует два основных подхода к оптимизации труда – восточный (японский) и западный (европейский). Они могут использоваться предприятиями разного назначения – производственного, сельскохозяйственного, промышленного, узкоспециализированного, многопрофильного, административно-хозяйственного и др.

Восточный подход предполагает оптимизацию методов трудовой деятельности – исследование проблемы и создание новой инструкции. Когда сотрудники начнут работать по ней, изменятся существующие нормативы и их численность. Вектор японского подхода стремится снизу-вверх, то есть от способов оптимизации до конечных целей.

Западный подход предполагает кардинально другой метод оптимизации – сначала обозначается наиболее достижимая цель для предприятия, а уже потом предпринимаются меры для ее реализации.

Более подробно про восточный (японский) подход
Согласно этому подходу компания рассматривается как цельная система взаимосвязанных между собой процессов – ликвидация потерь, вовлечение персонала, управление запасами, встроенное качество. Все это реализуется с помощью проверенных инструментов – Пока-Йоке, 5S, Канбан, Кайдзен. А также с помощью корпоративной культуры предприятия, сфокусированной на коллективном решении возникшей проблемы.

Восточный подход сложно реализовать в Европейских странах. Потому что есть дефицит лидерства, недостаток необходимых навыков, сопротивление устоявшейся корпоративной культуры, непонимание сотрудниками новых методов и стратегий, которые вводятся в рамках Lean-преобразования.

В Японии этот подход идеально прижился благодаря специфической менеджерской культуре. Например, сотрудники компании типа 4F2 (консенсусной) быстро перестраиваются и начинают работать по новому регламенту. При этом они любят подробные инструкции – когда короткий по продолжительности рабочий процесс описывается на несколько страниц.

Японские работники готовы к совместному поиску оптимальных решений. Они всегда действуют согласованно и как одна команда. Если внедряется новая норма или новое правило, то ни один сотрудник не нарушает ее/его.
В Европейская культура ведения управленческой деятельности немного иная. Здесь на первый план ставят не регламенты и подробные инструкции, а исполнителей (сотрудников, конкретных людей).

Например, руководители японской компании сильно обеспокоились уровнем производительности конкретного отдела. Они направляют следующую просьбу персоналу – принять во внимание эту проблему.

Коллектив обсуждает ее и ищет основные причины падения производительности. Затем принимаются нормы и правила на основании проведенных исследований. С момента обновления регламента все сотрудники начинают соблюдать каждый его пункт.

Более подробно про западный подход
Он состоит из системы измерения и бенчмаркинга. При измерениях основным показателем является OEE. Это значение, определяющее эффективность использования производственных фондов. Оно складывается из 3-х ключевых составляющих:

продолжительность простоя имеющегося оборудования;
скорость выполнения работы;
процент годных изделий и коэффициент брака.
После получения всех данных по OEE компания сравнивает их с показателями конкурента, у которого аналогичное оборудование. Второй путь – полученные значения сравниваются с максимально возможными показателями, который можно осуществить только при предельной эксплуатации имеющегося оборудования. Таким способом компания узнает, каких целей ей нужно достичь.

После обозначения целей можно приступать к выявлению причин низкой производительности труда и к планированию изменений. Наиболее распространенные причины:

неверная последовательность операций;
использование излишних мощностей оборудования;
неправильное расположение станков на объекте;
ошибочное распределение обязанностей между сотрудниками;
неоптимальное количество работников;
неполное использование производственных мощностей.
Чаще всего в европейских компаниях занимаются измерением и оптимизацией труда специалисты, не входящие в штаб. Это наемные менеджеры, имеющие опыт в решении проблем, связанных с низкой производительностью. Причина простая – свои специалисты не желают вводить новые изменения с целью повышения производительности.

Суть западного подхода – сначала нужно собрать информацию и сконструировать изменения, а уже потом привлекать персонал. Суть восточного подхода – непрерывное улучшение регламента сотрудниками фирмы. В этом случае командный подход играет важнейшую роль.

То есть, если ваше предприятие не готово глубоко изучать причины низкой производительности и проводить масштабные преобразования в работе персонала, то нужно руководствоваться принципами европейского (западного) подхода, выбирая достижимые цели. Если же вы готовы к серьезному анализу и преобразованию, то действуйте согласно восточному подходу.

Что должно быть в современном офисе для комфортной работы.

Правильная организация офисного пространства мотивирует сотрудников к эффективному труду, позволяет им сполна реализовать свой профессиональный потенциал и снижает уровень усталости в конце дня. Поддержка комфортной среды в офисе позитивно влияет на финансовое благополучие компании.
Первое впечатление посетителей о фирме основывается на эстетических составляющих офиса.
Комфортное рабочее пространство
Как создать рабочее пространство, в котором будет комфортно всем? Ведь критерии оценки уровня удобства у каждого свои. Несмотря на явный субъективизм в бизнес среде уже давно наблюдаются определенные тенденции:
-интерьер должен выглядеть презентабельно и уютно (как в офисах Google и Warby Parker);
-важно оптимально использовать все доступное пространство и придерживаться сдержанно-парадного стиля;
-необходимо правильно расставить акценты с помощью освещения;
-мебель обязана быть функциональной и комфортной;
-планировка интуитивно понятная и эргономичная;
-в интерьере должен подчеркиваться фирменный стиль компании.
Если планируете снять офис в Киеве, то отталкивайтесь именно от перечисленных критериев. Потому что затраты на кардинальную перепланировку в бизнес центре будут дорогостоящими.

Создание рабочего пространства в кабинете руководителя
В кабинете руководителя как правило стоит более внушительная мебель и техника. Таким образом подчеркивается более привилегированное положение, а также демонстрируется уровень благосостояния организации при проведении встреч. Чтобы посетители видели, насколько твердо и уверенно стоит на ногах компания.
Обустройство рабочей площади
Компании, предпочитающие «open space», должны обустроить индивидуальные рабочие места для своих сотрудников, это поможет визуально разделить имеющуюся площадь, а небольшие перегородки и мягкие панели сыграют немаловажную роль при шумоподавлении. Индивидуальное рабочее пространство должно быть у каждого сотрудника, каким бы коммуникабельным экстравертом он ни был. В противном случае могут возникнуть проблемы с концентрацией.
Согласно существующим санитарным нормам оптимальный температурный диапазон для комфортной работы в офисе – от +21 до +25 градусов Цельсия. Влажность воздуха не должна превышать 60% при работе с персональным компьютером.

Conference room
Конференц залы, либо переговорные комнаты необходимы для лучшего восприятия новой информации, приема гостей и представителей СМИ, для одновременного донесение основных мыслей руководства всем сотрудникам организации, проведения голосований и приема коллективных решений во благо компании, а также для обучения сотрудников. Как правило conference room для более эффективной работы оборудуют экраном, проектором, флипчатом. В бизнес центрах Киева есть уже обустроенные конференц залы, необходимо только следить за бронью.
Архив и библиотека
Это небольшое изолированное пространство, в котором сотрудник может спрятаться от рабочей суеты и в тихой обстановке изучить важные документы. Спокойная атмосфера позволяет лучше вникать в суть информации, принимать взвешенные решения и эффективнее выполнять работу. Поэтому важно, чтобы комната была полностью изолирована от внешних раздражителей. Особенно актуально ее наличие в офисах с открытой планировкой, где личный кабинет есть только у главных руководителей компании.

Командная капсула
Она отличается от архива и библиотеки тем, что в ней могут собираться несколько человек для работы над одним проектом. Иногда достаточно просто отделить определенное пространство (глухой занавеской, стеклянными стенами или ширмой) в офисе, если планировкой не предусмотрено подобное помещение в бизнес-центре. Идеальный вариант расположения сотрудников – друг напротив друга. Это позволяет лучше вести беседу.

Зона ожидания
Здесь должна быть максимально удобная мебель, выполненная в современном лаконичном стиле. Отнестись к оформлению зоны ожидания нужно крайне ответственно, так как она будет визитной карточкой компании.
Комната отдыха
Должна быть оборудована всем необходимым, чтобы сотрудники могли временно отвлечься от монотонной работы и поесть в свой обеденный перерыв. Комната отдыха позволяет общаться с коллегами в более непринужденной атмосфере, в которой отсутствует официоз. Это сближает и дает толчок к появлению оригинальных идей.
Кухонная зона комнаты отдыха не предназначена для хранения продуктов. В ней созданы условия для быстрого разогрева домашних блюд.

Что должно быть в современном офисе?
Все атрибуты комфорта, которые доступны в настоящее время. То есть должно быть светло, тепло, стильно, безопасно, просторно и удобно. В прошлое уходят душные кабинеты, неудобные стулья, пыльные громоздкие шкафы, раздражающее ламповое освещение. Современные офисы – это многофункциональные комфортные пространства, способствующие плодотворному труду на протяжении всего рабочего дня. Мебель сделана из экологичных материалов. Помещения просторные и правильно зонированные. Рабочие места оборудованы под индивидуальные особенности человека.

Как обустроить офис?
Следует отталкиваться от определенного стандарта. Сейчас большинство БЦ Киева обустраивают офисы следующим образом:
стильные стеллажи, кресла и столы;
-не громоздкая техника;
-наличие централизованной системы вентиляции и кондиционирования;
-столовая/кухонная зона;
-необходимые канцтовары;
-кулер с водой (его объем рассчитывается исходя из количества сотрудников офиса).
Чем лучше условия работы, тем продуктивнее работают сотрудники выполняя свои задачи.

Выбор мебели для офиса
Мебель должна быть максимально комфортной! Особенно это касается кресла, за которым человек будет проводить 8-часовой рабочий день. Оно должно быть регулируемым, чтобы можно было настроить спинку, подправить подлокотники и поднять/опустить сиденье. Кресло обязано выдерживать подобные манипуляции, поэтому покупать некачественные модели не стоит.
Материалы, которые использовались при изготовлении подобной мебели, должны быть экологичными и безопасными для организма человека. Тело сотрудника не может находиться под нагрузками (спина, шеи, ноги, руки), поэтому следует выбирать эргономичные кресла и подходящие столы.

Компьютер для офиса
В каждом офисе есть компьютеры. Они уже давно стали неотъемлемой частью рабочего процесса. Подбирать их следует исходя из задач, которые вы планируете делегировать своим сотрудникам. Если компания занимается программированием или дизайном, то понадобятся мощные компьютеры, способные выдержать продолжительную работу в «тяжелых» программах. Комплектующие к ПК также должны быть качественными.

Офисная техника
Ее нужно выбирать также, как и компьютеры – исходя из потребностей. Если планируется ксерокопирование, сканирование и отправка факса, то следует использовать МФУ (многофункциональные устройства). Если же предполагаются огромные объемы печати, то необходимо использовать принтеры с высокой скоростью работы.
Чтобы не тянуть провода, убедитесь в присутствии функции Wi-Fi у принтера. Это упростит его взаимодействие с ПК и повысит комфорт печати для сотрудников офиса.

Кухонные принадлежности
Если сотрудников много, то в кухне офиса рекомендуется установить кофемашину с большими баками для воды и зерен.
Она должна готовить разные виды напитков, потому что у каждого работника свои вкусы. При этом не обязательно покупать кофемашину. Ее можно получить в аренду. Отличный вариант для тех, у кого нет лишних средств на приобретение подобной кухонной техники.

Аптечка
Должна комплектоваться с расчетом на 30 человек. Как правило, в ней присутствуют препараты и медицинские инструменты, позволяющие оказывать первую помощь при открытых ранениях, при скачке давления, при сердечных приступах.
Обязательно наличие в аптечке дезинфицирующих, жаропонижающих, гипотензивных и обезболивающих средств. Они существенно облегчат ситуацию до момента приезда скорой помощи.