IDoxcons ISO Program

⚠️สัญญาณเตือน ก่อนจะทำผิดกฏหมาย

พอได้ยินคำว่า “กฎหมาย” องค์กรต่าง ๆ ทั้งภาครัฐและเอกชนล้วนต้องปฏิบัติตาม ผู้บริหารในองค์กรจะวิตกกังวลว่า องค์กรของตัวเองได้ปฏิบัติตามกฎหมายแล้วหรือยัง มีกฎหมายฉบับไหนบ้างที่ยังไม่ทราบว่าจะต้องปฏิบัติตาม หรือถ้าปฏิบัติตามแล้ว มันถูกต้องและครบถ้วนตามกฎหมายฉบับนั้น ๆ ที่ได้ ระบุไว้จริงหรือไม่

จากความวิตกกังวลที่กล่าวไปนี้ หลาย ๆ องค์กร จึงมีแนวคิดจัดทำระบบ ISO เช่น ISO 14001 , ISO 45001 ซึ่งระบบ ISO ดังกล่าว เป็นเครื่องมือที่ใช้บังคับให้องค์กรต้องระบุกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ติดตามกฎหมายฉบับใหม่ ประเมินความสอดคล้องว่าองค์กรได้ดำเนินงานเป็นไปตามกฎหมายแล้ว และต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่อง

📌ตัวอย่าง
ณ ตอนนี้ ถึงเวลาที่ต้องยื่นเอกสารรายงานผู้ก่อกำเนิดสิ่งปฏิกูลหรือวัสดุที่ไม่ใช้แล้ว ประจำปี (สก.3) แล้วหรือยัง …
ผู้รับผิดชอบทราบหรือไม่ว่า ต้องยื่นภายในวันที่ 1 มีนาคม ของปีถัดไป …

หรือทราบว่าต้องยื่นเอกสารเมื่อไร แต่มานึกได้ช้าไป อาจล่วงเลยเวลาที่กำหนดไว้แล้ว …

หรือนึกได้ก่อนถึงเวลายื่นเอกสารแบบกระชั้นชิด คราวนี้ล่ะ ทำอย่างไรดี? … คำตอบ คือ ก็ต้องรีบทำค่ะ แต่เอ่อ ตอนนี้ติดงานด่วนที่เจ้านายสั่ง ติดอบรมผู้รับเหมา ติดตรวจพื้นที่ ฯลฯ

หรือเอกสารอื่น ๆ อีกมากมายที่มีการกำหนดวันหมดอายุ ซึ่งผู้รับผิดชอบอาจจะจำไม่ได้ว่าเอกสารนี้หมดอายุหรือยัง มาจำได้ เมื่อเอกสารหมดอายุไปแล้ว เช่น แบบ กอ.1 หนังสือยินยอมระหว่างผู้ใช้และผู้ให้ บริการบำบัด/กำจัดสิ่งปฏิกูลหรือวัสดุที่ไม่ใช้แล้ว เพื่อประกันความรับผิด –Liability หรือแม้กระทั่งเรื่องใกล้ตัว เช่น เอกสารใบขับขี่รถของพนักงานขับรถขององค์กร ใกล้จะหมดอายุ

✔ยังมีกฎหมายอีกหลายฉบับที่กำหนดให้ยื่นเอกสารตามระยะเวลากำหนด ถ้าเราลืม หรือ ไม่ทราบว่าต้องยื่นเมื่อไร ผลสุดท้าย คือ ยื่นเอกสารช้ากว่าที่กฎหมายกำหนด

📣จะเป็นการดีกว่าเดิมไหม ถ้าแต่ละองค์กรมีระบบแจ้งเตือนเอกสารที่จะต้องส่งภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด หรือ เอกสารใกล้หมดอายุได้ ที่เรียกว่า Document Alert ซึ่งเปรียบเสมือนนาฬิกาปลุกให้เรารู้ตัว แล้วตื่นมาจัดทำเอกสารต่าง ๆ ยื่นต่อหน่วยงานภาครัฐตามที่กฎหมายกำหนด ได้ทันเวลา เราจะสบายใจได้ว่า จะไม่ทำผิดกฎหมาย 😊

บทความโดย อาจารย์นันทมาศ มาลัยทอง (อ.นัน)

----------
📍 สนใจทดลองใช้ระบบแจ้งเตือนเอกสาร
ติดต่อ
เว็บไซต์ www.idoxcons.com
Tel. 099 108 6667
Line

วิธีจัดการเอกสารให้ง่ายด้วยปลายนิ้ว

ใครที่กำลังสนใจทำระบบ ISO หรือพึ่งเข้ามาเรียนรู้ในการควบคุมเอกสาร การขึ้นทะเบียนเอกสารในระบบ ISO เป็นสิ่งที่สำคัญ และมีขั้นตอนการขึ้นทะเบียนเอกสารแบบเข้าใจง่ายดังนี้ครับ
1.นำเอกสารไปลงลายมือชื่อ ผู้จัดทำ ผู้ทบทวน ผู้อนุมัติ และต้องได้รับประทับตรา “ต้นฉบับ” ก่อนที่จะทำการขึ้นทะเบียน
2.ร้องขอเรื่องการขึ้นทะเบียนเอกสาร กับ เจ้าหน้าที่ผู้ดูแลเอกสาร หรือ DCC ( Document Control Center)
3.บันทึกใบร้องขอการจัดทำเอกสาร หรือที่รู้จักในชื่อเรียกสั้นๆ ว่า ใบ DAR ( Document Action Request )
4. ประกาศใช้เอกสาร และ DCC จัดทำ บัญชีรายชื่อเอกสาร ( Document Master List )

ในปัจจุบัน ผู้ที่ทำระบบ ISO มักจะบอกว่าการขึ้นทะเบียนเอกสารในระบบ ISO มีขั้นตอนหลายขั้นตอน ทำให้การดำเนินงานล่าช้า
ทำให้วันนี้เกิดแนวคิดที่จะลดขั้นตอนต่าง ๆ ข้างต้น ในการขึ้นทะเบียนเอกสาร DCC มืออาชีพหลายที่จึงเริ่มค้นหาเครื่องมือที่จะช่วยลดขั้นตอนลงได้

Software เป็นส่วนหนึ่งของคำตอบที่จะช่วยลดภาระงาน ของทั้งผู้ร้องขอการขึ้นทะเบียนเอกสาร และ DCC ที่จะสามารถช่วยให้การขึ้นทะเบียนเอกสารง่ายขึ้น

บางองค์กร ก็อาจจะเลือกที่จะเขียนโปรแกรมขึ้นเอง แต่ปัญหาอย่างหนึ่ง นั่นคือผู้ที่ออกแบบรวมทั้งผู้เขียนโปรแกรมต้องเข้าใจเงื่อนไขของข้อกำหนด ISO ด้วย จึงจะสามารถจัดทำโปรแกรมที่ตอบโจทย์ของ Auditor และความต้องการของผู้ใช้งานได้เป็นอย่างดี

ปัจจุบันมี Software ในท้องตลาดอยู่มากมาย แต่ที่จะเกี่ยวข้องกับกระบวนการขึ้นทะเบียนเอกสาร และ กระบวนการทบทวน และอนุมัติเอกสารให้สอดคล้องกับข้อกำหนด ISO นั้นก็หาได้ไม่ง่ายนัก

iDoxcons เป็น Software หนึ่งที่ผมแนะนำ ช่วยให้การขึ้นทะเบียนเอกสาร เป็นเรื่องง่าย ด้วยการกดเพียงไม่กี่คลิ๊ก
โดยผู้ร้องขอ สามารถดำเนินการได้เอง ไม่จำเป็นต้องติดต่อกับ DCC ในการดำเนินงานทบทวน และ อนุมัติเอกสาร

เมื่อมีการประกาศใช้เอกสาร จะทำการ email แจ้งกลับผู้ร้องขอ และ ผู้ที่เกี่ยวข้องแบบ Real time
และจะแสดงบัญชีรายชื่อเอกสาร ( Document Master List ) บนระบบได้โดยอัตโนมัติ

ซึ่งจะแสดงรายละเอียดทั้ง รหัสเอกสาร ชื่อเอกสาร วันที่ประกาศใช้ สะดวกในการสืบค้น อีกทั้ง มีการจัดทำใบ DAR และรหัสใบ DAR แบบอัตโนมัติ ทำให้สามารถตรวจสอบได้ไม่ยาก

และการบันทึกข้อมูลยังเป็นการจัดเก็บบน Cloud Service เป็นอีกหนึ่งความทันสมัยของโลกยุคปัจจุบัน ยุคที่เวลาทุกวินาทีมีค่า อยู่ที่เราจะใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่ ?.....

บทความโดย อาจารย์ อลงกรณ์ จำรูญวัฒน์ (อ.กอล์ฟ)
----------
ติดต่อ
เว็บไซต์ www.idoxcons.com
Tel. 099 108 6667
Line