ะชุม
ระบบจัดประชุมผู้ถือหุ้น (AGM-iServ) ได้ถูกพัฒนาอย่างต่อเนื่องเพื่อให้สามารถให้บริการได้อย่างครบวงจร (one stop service) โดยครอบคลุมการทำงานต่างๆดังนี้
√ ลงทะเบียนเข้าร่วมประชุม : สามารถลงทะเบียนด้วย Barcode (แถบ Barcode ปรากฎในหนังสือเชิญประชุม)การค้นหาข้อมูลผู้ถือหุ้นด้วยชื่อ นามสกุล เลขที่บัตรประชาชน หรือจำนวนหุ้น เพื่อทำการลงทะเบียนและออกบัตรลงคะแนนให้กับผู้ถือหุ้น โดยระบบประชุมผู้ถือหุ้นสามารถรองรับได้ทั้งหุ้นสามัญและ Preferred Stock
หมายเหตุ : สามารถออกบัตรลงคะแนนใหม่ในกรณีชำรุด สูญหาย และการนำข้อมูลผู้ถือหุ้นที่ลงทะเบียนออกจากการประชุม เมื่อต้องการนำออกได้
√ ประมวลผลและนับคะแนน : เจ้าหน้าที่สามารถใช้ระบบในการประมวลผลนับคะแนนตามบัตรลงคะแนนที่ส่งมา เพื่อแจ้งให้ที่ประชุมทราบได้อย่างรวดเร็ว โดยสามารถรองรับการคำนวนการออกเสียงแบบ one-share-one-vote การนับคะแนนแบบ Cumulative ในวาระกรรมการ และการจัดการข้อมูลผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
√ ออกรายงานสรุปผลการประชุม : ประมวลผลและออกรายงานในรูปแบบ Excel ,PDF file และบันทึกลงบนแผ่น CD ให้กับลูกค้า
• จัดหาบุคลากรในการจัดประชุม
บริการบุคลากรและเจ้าหน้าที่ในการจัดประชุม
√ บริการเจ้าหน้าที่ลงทะเบียน (Register Staff) : ทำหน้าที่ลงทะเบียนและตรวจสอบเอกสารในการลงทะเบียนเข้าร่วมประชุมของผู้ถือหุ้นที่มาด้วยตนเองและมอบอำนาจ ทั้งในรูปแบบหนังสือมอบฉันทะ แบบ ก,ข และ ค ผู้ถือหุ้นที่เป็นนิติบุคคล กองทุนหรือ Custodian และออกใบลงคะแนนให้กับผู้ถือหุ้น ในกรณีที่เอกสารมีการลงคะแนนมาแล้ว เจ้าหน้าที่ลงทะเบียนจะทำการบันทึกคะแนนลงในบัตร เพื่อส่งให้กับเจ้าหน้าที่ผู้ดูแลระบบ (Admin Staff ) บันทึกผลคะแนนลงในระบบต่อไป
√ บริการเจ้าหน้าที่ผู้ดูแลระบบ (Admin Staff ) : Admin Staff จะเป็นผู้ที่มีความสำคัญอย่างมากในการประชุม โดยจะมีหน้าที่ดังนี้
- ยืนยันรูปแบบ กฎเกณฑ์ เงื่อนไขต่างๆในการประชุม รวมถึงการคิดผลคะแนน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การแสดงผลหน้าจอต่างๆ
- ควบคุมดูแลการลงทะเบียน การตรวจสอบเอกสาร และการลงคะแนนเสียงของผู้ถือหุ้นที่มาด้วยตนเองและมอบอำนาจทั้งในรูปแบบหนังสือมอบฉันทะ แบบ ก,ข และ ค
- ควบคุมการจัดประชุม การประมวลผลองค์ประชุมเปิด การประมวลผลคะแนนในแต่ละวาระ
- การออกรายงานการประชุม และอธิบายรายงานการประชุม Admin Staff จะเป็นผู้ช่วยในการดำเนินการประชุม ให้เป็นไปอย่างถูกต้อง ราบรื่น เพื่อการกำกับกิจการที่ดี
√ บริการเจ้าหน้าที่เทคนิค (Technical Staff) : ทำหนัาที่ในการติดตั้งอุปกรณ์ต่างๆ ที่ใช้ในการประชุมรวมถึงทำหน้าที่ตรวจสอบและแก้ไขกรณีเกิดปัญหา เพื่อให้การประชุมดำเนินไปได้อย่างราบรื่น
√ บริการเจ้าหน้าที่ตรวจเอกสารและเก็บบัตรลงคะแนน (Documentation Staff) : ทำหน้าที่ตรวจสอบเอกสารให้ถูกต้องตรงตามเงื่อนไขที่ทางลูกค้ากำหนด และเมื่อเปิดประชุมแล้วเจ้าหน้าที่ตรวจเอกสารจะสามารถเข้าไปทำหน้าที่เก็บบัตรลงคะแนน โดยเก็บบัตรลงคะแนนตามเงื่อนไขที่ลูกค้ากำหนด เพื่อการกำกับดูแลกิจการที่ดี
√ บริการพนักงานต้อนรับและอำนวยความสะดวก (Reception Staff) : ทำหน้าที่บริการต้อนรับ ให้คำแนะนำและอำนวยความสะดวกให้กับผู้ถือหุ้นที่มาเข้าร่วมประชุม
• บริการให้เช่าใช้อุปกรณ์เพื่อใช้ในงานประชุม
บริการให้เช่าใช้อุปกรณ์ต่างๆในการจัดประชุม
√ อุปกรณ์สำหรับการประชุมเช่น PC Server Set , Barcode Reader ,ipad
√ อุปกรณ์สำหรับการลงทะเบียนเช่น Laptop , Printer , Barcode Reader , Smart Card
√ อุปกรณ์พื้นฐานในการติดตั้งระบบ Network เช่น Access Point , Switch
√ อุปกรณ์พื้นฐานในการแสดงออกจอภาพ เช่น Projector ,ฉาก Projector ,VGA Cable , VGA Splitter , KVM Swith
√ บริการตู้แปลภาษา
√ บริการระบบจัดการภาพและเสียงโดยทีมงานมืออาชีพ
• บริการออกแบบและจัดพิมพ์รายงานประจำปี , สื่ออื่นๆเพื่อการประชุม
บริการออกแบบสิ่งพิมพ์ การจัดพิมพ์ และการจัดทำสื่ออื่นๆ ที่ใช้ในการประชุม
√ ออกแบบรายงานประจำปี
√ ออกแบบและจัดทำสื่ออื่นๆ ที่ใช้ในการประชุม เช่น E-Book , CD
มาตรฐานการให้บริการ
บริการจัดประชุมผู้ถือหุ้นของ บริษัท อินเวนท์เทค ซิสเท็มส์ (ประเทศไทย) จำกัด (“INV”) มีมาตรฐานในการให้บริการดังนี้
• บริการสาธิตและแนะนำระบบจัดประชุมผู้ถือหุ้น : เพื่อให้ลูกค้าได้เข้าใจระบบและรับทราบขอบเขตการให้บริการ ทางบริษัทฯ ยินดีสาธิตระบบประชุมผู้ถือหุ้นให้กับลูกค้าที่สนใจ หรือลูกค้าที่ต้องการใช้บริการทุกบริษัท
• บริการสำรวจ โรงแรมหรือสถานที่จัดงานประชุม : สำหรับลูกค้าที่ตกลงใช้บริการระบบจัดประชุมผู้ถือหุ้นกับทางบริษัทฯ ทางเรายินดีส่งเจ้าหน้าที่ไปสำรวจสถานที่ในการจัดประชุม เพื่อแนะนำรูปแบบการจัดวางจุดตรวจเอกสาร จุดลงทะเบียน จุดนับคะแนน และห้องจัดประชุม เพื่อให้ลูกค้าที่ใช้บริการสามารถกำหนดและจัดวางรูปแบบของสถานที่จัดงานได้อย่างเหมาะสม รวมทั้งให้คำแนะนำในการจัดเตรียมอุปกรณ์ การแสดงภาพ การประเมินอุปกรณ์สำหรับจัดงานอีกด้วย
• บริการปรับหน้าจอ ให้ใกล้เคียงกับ website บริษัท : เพื่อให้หน้าจอแสดงผลผู้เข้ารวมประชุมและหน้าจอแสดงผลคะแนน มีรูปแบบและสีสัน ใกล้เคียงตาม Website ของลูกค้า เพื่อให้สอดคล้องกับภาพลักษณ์องค์กร
• การออกบัตร: เพื่อออกบัตรประเภทต่างๆให้กับลูกค้า โดยสามารถกำหนดเงื่อนไขในการออกบัตร เช่น
√ บัตรรับอาหาร : ลูกค้าสามารถกำหนดข้อความบนบัตรและกำหนดรูปแบบการออกบัตรได้ เช่น ให้ออกบัตรตามเลขทะเบียนผู้ถือหุ้น หรือให้ออกบัตรตามผู้มาประชุม เป็นต้น
√ บัตรรับของ : ลูกค้าสามารถกำหนดข้อความบนบัตรรับของและกำหนดรูปแบบการออกบัตรได้ เช่น ให้ออกบัตรตามเลขทะเบียนผู้ถือหุ้น หรือให้ออกบัตรตามผู้มาประชุม เป็นต้น โดยลูกค้าสามารถตรวจสอบการรับของได้โดยการต้องตั้งจุดลงทะเบียนแลกรับของ โดยการยิง Barcode บนบัตร และสามารถออกรายงานได้
√ บัตร Contact Card / บัตรเยี่ยมชมกิจการ : ใช้สำหรับให้ผู้ถือหุ้น กรอกที่อยู่และเบอร์โทรศัพท์ เพื่อให้บริษัทสามารถติดต่อกลับในกรณีต่างๆเช่น นัดหมายเยี่ยมชมกิจการ จัดส่งหนังสือรายงานประจำปี หรือของที่ระลึกให้กับผู้ถือหุ้นในภายหลัง เป็นต้น
√ บัตรคำถาม/ข้อเสนอแนะ : เพื่อให้ผู้ถือหุ้นสามารถเขียนคำถามหรือข้อเสนอแนะต่างๆ เพื่อเป็นข้อมูลให้กับทางบริษัทได้
√ การออกบัตร QR Code: เพิ่มช่องทางในการเข้าถึงสื่อต่างๆ ลงบนบัตรเช่น QR Code ของ Website , Company Facebook , รายงานประจำปี, Email , MAP Location , E-book ผู้ถือหุ้นสามารถใช้โทรศัพท์มือถือ Scan QR Code เพื่อเข้าดูข้อมูลที่กำหนดไว้บนบัตร
• บริการแสดงผล 2 ภาษา หน้าจอผู้ร่วมประชุมและหน้าจอผลคะแนน: ลูกค้าสามารถกำหนดการแสดงผลสำหรับหน้าจอผู้ร่วมประชุมและหน้าจอผลคะแนนในรูปแบบของภาษาไทย และภาษาอังกฤษได้
• บริการ Script สำหรับอ่านองค์ประชุมและผลคะแนน : ระบบประชุมผู้ถือหุ้นได้จัดทำ Script มาตรฐานสำหรับแจ้งองค์ประชุมและผลคะแนนในแต่ละวาระ โดยที่ลูกค้าสามารถกำหนดและปรับเปลี่ยน Script การอ่านองค์ประชุมและผลคะแนนในแต่ละวาระได้
• บริการการแยกบัตรลงคะแนน (ใบ Vote) : ลูกค้าสามารถกำหนดรูปแบบการการคัดแยกบัตรลงคะแนนได้ เช่น คัดแยกตามวาระ , คัดแยกตามการลงคะแนน เป็นต้น
• จัดเรียงเอกสารการประชุม : ลูกค้าสามารถกำหนด รูปแบบการการคัดแยกเอกสารการประชุมได้เช่น ตามลำดับการลงทะเบียน , คัดแยก มาด้วยตนเอง และมอบอำนาจ เป็นต้น
