TrivioTax

Sezon na wyjazdy służbowe trwa cały rok! Niezależnie od pogody, czy to upalne lato, czy sroga zima, przedsiębiorcy reprezentują swoje firmy w kraju oraz za granicą.
Przedsiębiorca, podatnik, odbywający podróże w sprawach służbowych, czyli związane z prowadzoną działalnością, ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów ponoszone na ten cel wydatki, jeśli mieszczą się w definicji kosztów podatkowych, zawartej w art. 22 ust. 1 updof. Zgodnie z przepisem, kosztami uzyskania przychodów, są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenie źródeł przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.
Przedsiębiorca powinien zachować wszelkie dowody potwierdzające związek podróży z prowadzona działalnością, np. oferty kontrahentów, otrzymane zamówienia, faktury za zakupione towarów, bilety wstępu na branżowe targi, konferencje, itp.
Koszt noclegu poniesiony w związku z podróżą służbową przedsiębiorcy może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Koszty takie powinny być udokumentowane fakturą bądź rachunkiem. Przedsiębiorca nie może rozliczyć ryczałtu za nocleg, tak jak może to mieć miejsce w przypadku delegacji pracowniczych. Należy pamiętać, że w myśl art. 88 ust.4 Ustawy o podatku od towarów i usług, od tego typu usług nie przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT, kosztem jest kwota brutto.
Nie ma ograniczeń co do rodzaju i klasy środka transportu, jednak tak jak w przypadku innych kosztów obowiązuje zasada, zgodnie z którą wydatki muszą być racjonalnie uzasadnione. Transport samolotem, pociągiem, statkiem, autobusem czy taksówką powinien zostać udokumentowany fakturą lub rachunkiem. W przypadku podróży zagranicznej samochodem służbowym, do kosztów można zaliczyć paliwo, opłaty autostradowe, bilety parkingowe na takich samych zasadach na jakich użytkowany jest pojazd w kraju – 100% odliczenia przy ewidencji przebiegu lub 75% bez, a przy podróży prywatnym samochodem, przedsiębiorca może ująć w kosztach podatkowych 20% wydatków związanych z jego eksploatacją w trakcie tej podróży.
Poza terytorium Polski wydatki związane z podróżą samochodem mogą zostać udokumentowane paragonem.
Wydatki na wyżywienie przedsiębiorcy w trakcie podróży służbowej nie stanowią kosztu podatkowego. Do kosztów przedsiębiorca ma prawo zaliczyć diety w wysokości ustalonej oddzielnie dla każdego kraju podróży w oparciu o przepisy rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Kosztem przedsiębiorcy mogą być także wydatki związane z prowadzoną działalnością, np. zakup biletów na różnego rodzaju targi, wystawy czy koszt związany z zakupem dostępu do internetu zagranicą, potwierdzone fakturą lub rachunkiem.
Należy pamiętać, że kluczowym przy kwalifikacji wydatku jako kosztu uzyskania przychodu jest powiązanie i wskazanie związku między zakupem a zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów oraz jego celowości i racjonalności potwierdzone dowodami, które nie ograniczają się jedynie do faktur.
Kwestie podatkowe mogą być bardzo skomplikowane, dlatego dla oceny indywidualnej sytuacji zachęcamy do konsultacji z naszym Doradcą Podatkowy.
#