AD project management

*** Soft Skills for Project Managers - 2: Self-awareness ***

စီမံကိန်းမန်နေဂျာကောင်းတစ်ယောက်အတွက် မရှိမဖြစ်အလိုအပ်ဆုံး ကိုယ်ရည်ကိုယ်သွေးနဲ့ အရည်အချင်းတစ်ရပ်ကတော့ self awareness ဆိုတဲ့ ကိုယ့်ကိုယ်ကိုယ်သိခြင်း ပါပဲ။

ကိုယ့်ကိုယ်ကိုယ်သိခြင်းလို့ ပြောလိုက်ရင် “ဟ… ငါ့ကိုယ်ငါ ငါသိတာပေါ့” ဆိုပြီး ထင်မိကြမှာပါ။ ဒီနေရာမှာ ပြောချင်တဲ့ “ကိုယ့်ကိုယ်ကိုယ် သိခြင်း” ဆိုတာက ကိုယ့်သိစိတ်ထဲမှာရှိနေတဲ့အသိ၊ မသိစိတ်ထဲမှာရှိနေတဲ့/ဖြစ်ချင်နေတဲ့ အသိတွေ၊ ခံစားချက်၊ ခံယူချက်တွေကို သိရှိနားလည်၊ လက်ခံကျင့်သုံးခြင်းကို ဆိုလိုတာပါ။ လူအများကို ပေါင်းသင်းဆက်ဆံ စီမံအုပ်ချုပ်ရမယ့် လူတစ်ယောက်အတွက်က သူများနဲ့ မပေါင်းခင်မှာ ကိုယ့်ကိုယ်ကိုယ် အရင်သိဖို့၊ နားလည်ထားဖို့ လိုပါတယ်။

ကိုယ်က ဘယ်နေရာမှာ အားနည်းတယ်၊ အားသာတယ်၊ တော်တယ် လိုချင်တာကဘာ၊ မသိစိတ်ထဲမှာ ဖြစ်ချင်၊ ရချင်၊ လိုချင်နေတာကဘာ၊ ကိုယ့်အပေါ်ကိုယ်ထားတဲ့ တန်ဖိုး စတာတွေကို ကောင်းကောင်းမသိဘဲ တခြားသူတွေကို သွားပြီးဆက်ဆံရင်၊ ပေါင်းသင်းရင် ထိရောက်တဲ့ ပေါင်းသင်းဆက်ဆံရေးတစ်ခု တည်ဆောက်နိုင်ဖို့ မလွယ်ပါဘူး။ ကိုယ့်ကိုယ်ကိုယ်မှာ မစီမံ၊ မခန့်ခွဲနိုင်ရင်၊ ကိုယ်ပေါင်းသင်းဆက်ဆံရတဲ့လူတွေကို ဘယ်လိုမှ စီမံခန့်ခွဲနိုင်မှာ မဟုတ်ပါဘူး။ Self awareness နည်းတဲ့ သူတွေက သူများပြောစကားအတိုင်းနားယောင်၊ သူများကို မထိန်းချုပ်နိုင်ဘဲ သူများဖြစ်စေချင်တဲ့အတိုင်းပဲ လိုက်လုပ်နေကြတာမို့ (ကပ်ဖားပြီးနေရာရအောင်နေကြရတာမို့) မန်နေဂျာကောင်းတစ်ယောက် မဖြစ်နိုင်ပါဘူး။

အချုပ်ပြန်ပြောရရင် .. Self awareness ကိုယ့်ကိုယ်ကိုယ်သိခြင်း ဆိုတာ
(၁) ကိုယ့်သိစိတ်ကိုယ်ရော၊ မသိစိတ်ကိုယ်ရော သေချာသိရှိနားလည်နိုင်ခြင်း။ Knowing your ownself and emotions
(၂) အဲဒီ သိစိတ်၊ မသိစိတ်နဲ့ ခံစားချက်တွေကို သေချာ စမ်းစစ်ပြီး စီမံခန့်ခွဲနိုင်ခြင်း Analysing, understanding and managing the emotions
(၃) ကိုယ့်ရဲ့အားသာချက်၊ အားနည်းချက်နဲ့ လုပ်ရပ်တွေကို ပြန်သုံးသပ်ပြီး ကိုယ့်ကိုယ်ကိုယ် ထိန်းချုပ်ကွပ်ကဲနိုင်ခြင်း။ Self reflection and self regulation

အဲဒီ self awarenessမြင့်အောင် ဘယ်လိုလုပ်ရမလဲ။
(၁) ကိုယ့်ကိုယ်ကိုယ် သေသေချာချာ သိအောင်လုပ်ပါ။ ကောင်းကွက်၊ ဆိုးကွက်၊ အမှားတွေ အမှန်တွေကို မြင်အောင်ကြည့်ပါ။
(၂) ကိုယ့်မိတ်ဆွေအပေါင်းအသင်းပေါင်းစုံ၊ ရင်းရင်းနှီးနှီးပေါင်းသူကော အပေါ်ယံပေါင်းသူကော အပါအဝင် အားလုံးက ကိုယ့်ကိုယ် ဘယ်လိုထင်လဲ၊ ဘယ်လိုသုံးသပ်လဲ ဆိုတာ အမှန်အတိုင်း ပွင့်ပွင့်လင်းလင်း သိအောင်လုပ်ပါ။
(၃) ကိုယ်ဘာဖြစ်ချင်တာလဲ၊ ဘာကိုရချင်တာလဲ၊ ဘယ်ကိုသွားချင်တာလဲဆိုတာကိုလဲ သေချာသိအောင်လုပ်ပါ။
(၄) အထက်က သုံးချက်လုံးကို အတော်များများသိပြီး ကိုယ့်အပေါ် ရိုးရိုးသားသားဝေဖန်ပေး၊ နည်းပေးလမ်းပြလုပ်ပေးနိုင်မယ့်သူ Mentor တစ်ယောက်ရှာပြီး အကြံဉာဏ်ရယူပါ။

ကိုယ့်ကိုယ်ကိုယ်မှ သေချာမသိရင်တော့ သူများကို စီမံခန့်ခွဲဖို့မပြောနဲ့ သူများက ပြန်ပြီး စီမံခန့်ခွဲသွားတာပဲ ခံလိုက်ရမှာပါ။ Self awareness ကောင်းရင်တော့ ကိုယ့်ဆရာ၊ ကိုယ့်အလုပ်ရှင်ကိုတောင် Influence လုပ်ပြီး ပြန်ထိန်း၊ ပြန်ခိုင်းသွားလို့ရနိုင်တာမို့ Self Awareness သည် မန်နေဂျာတစ်ယောက်မှာ အရှိသင့်ဆုံး skillset တစ်ခုပါ။

PMBOK7 - 2.2.4.4၊ PMDPro 1.2.6

*** Adapting Methodologies for NGOs ***

Waterfall, Agile, Hybrid စသည်ဖြင့် စီမံကိန်းစီမံခန့်ခွဲမှုနည်းလမ်းတွေ ရှိတဲ့အနက်မှ ဘယ်နည်းက NGOတွေ ဖွံ့ဖြိုးရေးစီမံကိန်းတွေအတွက် အသုံးတည့်မလဲ မေးရင် အဖြေအတိအကျ မရှိပါဘူး။ နည်းလမ်းအားလုံးသုံးလို့ရပါတယ်၊ သင့်တော်ပါတယ်ပဲ ဖြေရမှာပါ။

ဒီအဖွဲ့အစည်းအများစု အသုံးပြုနေကြတဲ့နည်းက လမ်းရိုးဟောင်း Waterfall စနစ်ပါ။ သူ့စနစ်က ဘာပြီးရင်ဘာလုပ်မယ်ဆိုတဲ့ လုပ်ငန်းအဆင့်ဆင့်ကို ကြိုတင်သတ်မှတ်ပြီး စီမံကိန်းမစခင်ကတည်းက ဒီဇိုင်းချထားကြတာပါ။ သူ့ Logical frameworkနဲ့ Project Charter/Project Document တွေအရပဲ target ရောက်အောင် အကောင်အထည်ဖော်သွားကြလေ့ရှိတာပါ။ ဒါကြောင့် Agile နည်းလို တစ်ခုလုပ်လိုက်၊ ပြန်စစ်လိုက်၊ ပြန်ပြင်လိုက်၊ နောက်တစ်ခုထပ်လုပ်လိုက်နဲ့ ပတ်ဝန်းကျင်လိုအပ်ချက်အရ ပြင်လိုက်နဲ့ သွားတဲ့ စီမံခန့်ခွဲမှုနည်းလမ်းကို NGOတွေ ဖွံ့ဖြိုးရေးစီမံကိန်းတွေမှာ သုံးလေ့သိပ်မရှိပါဘူး။

သို့သော် ဖွံဖြိုးရေးလုပ်ငန်းတွေ၊ လူသားချင်းစာနာကယ်ဆယ်ရေးလုပ်ငန်းတွေမှာ မမြင်ရနိုင်တဲ့ အခက်အခဲ အတားဆီးတွေရှိတတ်တာမို့၊ အထူးသဖြင့် မတည်ငြိမ်တဲ့ နိုင်ငံရေး၊ စီးပွားရေး လူမှုရေးအခြေအနေတွေမှာ ဒီရလဒ်ရအောင်၊ ဒီ targetရောက်အောင် ဒါပြီးရင်ဒါလုပ်ဆိုတဲ့ waterfallစနစ်က စီမံခန့်ခွဲရခက်တာမို့ ပြုလွယ်ပြင်လွယ်ရှိတဲ့ Change driven ဖြစ်တဲ့ Risk Management ကိုလည်း သေချာလုပ်နိုင်မယ့် Hybrid approach က ပိုပြီး သင့်တော်မယ်ထင်ပါတယ်။

အရေးအကြီးဆုံးကတော့ ဘယ်စနစ်ကိုပဲ သုံးသုံး local contextနဲ့ local knowledge အရ localize အရင်လုပ်၊ adapt အရင်လုပ်ပြီးမှ သုံးဖို့ပါပဲ။

NGO ​တွေသုံးနိုင်တဲ့ စီမံခန့်ခွဲမှုနည်း​တွေကို PMDPro အဖွဲ့က​နေ ပြုစု​ပေးထားတာလည်း ရှိပါတယ်။ မြန်မာဘာသာနဲ့ PMDPro စီမံကိန်းစီမံခန့်ခွဲမှု စာအုပ်ကိုလည်း ကိုးကားနိုင်ပါတယ်။https://pm4ngos.org/download/132/myanmar/19367142/project-dpro-guide-myanmar-language.pdf

*** The PM ***

စီမံချက်၊ စီမံကိန်း … စီမံကိန်းမန်နေဂျာ စတဲ့ စကားလုံးတွေက ကြားနေကြ နားယဉ်ပြီးသားစကားလုံးတွေပါ။ တကယ်တော့ အဲဒီစီမံချက်၊ စီမံကိန်း တွေဆိုတာတွေကလည်း ရင်းနှီးပြီးသားတွေပါ။ မွေးကတည်းကနေ သေတဲ့ အထိ လူတိုင်းလုပ်နေကြတဲ့ အလုပ်တွေပါပဲ။

“ဒီနေ့ အိမ်ကဟာကြီးက ကြက်သားကာလသားချက်စားချင်လို့ ဈေးသွားပြီး ကြက်သားနဲ့ ဗူးသီးဝယ်၊ သေချာလေးချက်ကျွေးလိုက်ပါဦးမယ်”(Objective)ဆိုတဲ့ အိမ်ရှင်မတစ်ယောက်က “ကြက်သားကာလသားချက်ချက်ရေး”ဆိုတဲ့ စီမံကိန်းကြီးရဲ့ စီမံကိန်းမန်နေဂျာတစ်ယောက်ပါပဲ။ သူ့ မဟာစီမံကိန်းကြီး ဘယ်ကနေ စဖြစ်လည်းဆိုတော့ အိမ်ကဟာကြီးဆိုတဲ့ Customer / Client / Stakeholderကနေ ဒီနေ့ (Time) ကြက်သားကာလသားချက်လေး (Project Scope) စားချင်ပါတယ်ဆိုပြီး တောင်းဆိုလို့ ဈေးသွားပြီး ဘာဝယ်မယ် ညာဝယ်မယ် ဘယ်လိုချက်လိုက်မယ် ဆိုပြီး Plan ချ၊ အိမ်ကာဟာကြီးအပ်ထားတဲ့ ငွေလက်ကျန်လေးနဲ့ လောက်မလောက်ချိန် (Budget) ဈေးသွားပြီး လိုတာလေးတွေ (Tools)ကို လတ်မလတ်၊ ကောင်းမကောင်းရွေး (Quality)ပြီးဝယ် (Procurement)။ အိမ်ပြန်ရောက်တော့ အိမ်ရှင်မရဲ့အမေက သင်ပေးထားတဲ့ ချက်နည်း (Knowledge and skill)နဲ့ မြည်းလိုက်၊ လိုတိုးပိုလျှော့လုပ်လိုက် (Test)နဲ့ ချက်တော့ ကျက်သလိုလိုတော့ ရှိသွားတာပ။ ချက်နေတုန်းလည်း မီးပျက်ခဲ့သည်ရှိသော် ညနေစာမီ မနပ်မှာစိုးလို့ မီးသွေးအိတ်ကလေးကိုလည်း မျက်စောင်းကထိုးထားရသေး (Risk analysis and management) ဟိုလူကြီးကိုလည်း သူကြိုက်တာချက်နေတယ်နော် အပြင်ထွက်စားမယ်မကြံနဲ့လို့က လှမ်းဟောက်ရသေး (Stakeholder Management, Communication and Reporting)။ သူ့စိတ်ကြိုက် ချက်ကျွေးပြီးပြန်တော့လည်း သူစားဝင်မဝင်၊ ကောင်းမကောင်းက မေးရသေး (Satisfaction)၊ သူ့ဆီက “မိန်းမလက်ရာလေးက မိုက်တယ်ဟ”ဆိုတဲ့ feedback လေးလည်းကြားရော PM မကြီးလည်း ပီတိတွေနဲ့ အိုးဆေးခွက်ဆေးပြီး Project Closure လုပ်၊ နောက်နေ့ ဘာချက်ရမလဲဆိုပြီး စီမံကိန်းအသစ်တွေ စိတ်ကူးပါလေရော …

အဲဒါပါပဲ စီမံကိန်းနဲ့ စီမံကိန်းမန်နေဂျာဆိုတာ။ သတ်မှတ်ထားတဲ့ အချိန်အတွင်းမှာ ရတဲ့ပစ္စည်း၊ အချိန်၊ အကြံဉာဏ်၊ ငွေ၊ နည်းပညာတွေသုံးပြီး အလုပ်အပ်တဲ့သူ စိတ်တိုင်းကျအောင် သေချာလုပ်ပေး၊ သေချာပြောဆိုရှင်းပြဆက်ဆံပေးရတဲ့ အလုပ်တစ်မျိုးပါပဲ။