YAMM APP Technology

اهداف الارشفة الالكترونية وفوائدها
ان الارشفة الالكترونية كثيرا من المزايا التي جعلت منها خيارا مناسبا للعديد من المؤسسات. وخاصة تلك التي تتعرض باستمرار لبيانات جديدة وكميات منها. مثل الشركات والجامعات وغيرها. وتمكن فوائدها فيما يأتي:
1- تقليل المساحات التخزينية:
الغت الحاجة الي وجود مساحات تخزينية خاصة بحفظ المستندات، فهذه المستودعات كانت عبئا على المؤسسات وتستوجب تفريغها كل فترة واتلاف ما فيها لتستوعب من جديد محتويات جديدة، اما في عهدة الأرشيفية الالكترونية فتكفي وحدة تخزينية أصغر من حجم الكف لاستيعاب ما لا تسطيع عشرات الأمتار المربعة استيعابه، فوفرت بذلك مساحات فازعه في ابنية الشركات و أموالا طائلة كانت تتفق في استئجار المستودعات.
2- السرعة والمرونة:
هل لنا ان نتخيل كيف كانت طريقة الحصول على وثيقة التعين لموظف اتم الثلاثين عاما في الخدمة لأدراجها ضمن أوراق احالته الي التقاعد
وهل لنا ان نتخيل كم الغبار المتراكم على الوثيقة والزمن المطلوب للبحث بين عدد لا نهائي من الوثائق المحفوظة في الشركة و التي تمثل كل واحدة منها بيانات موظف؟
وكذلك اراحتنا من كل هذا العناء واختصرت كل هذه العملية باستعلام بسيط نحصل من خلاله على كل بيانات الشخص المطلوب.
3- سهولة التعديل على الوثائق
جعلت مهمة استخراج وثيقة معينة امر سهلا، وهذا يجعل إضافة ايه تعديلات واعادتها الي مكانها امر بسيطا ولا يستغرق وقتا طويلا بخلاف الوضع الذي كان سائدا في الارشفة الورقية.
4- توفير المساحات في المكاتب
ان من ميزات الارشفة الالكترونية تفريغ الرفوف في المكاتب التي عادة ما تكون مخصصة لوضع الوثائق التي يتم استخدامها دائما. واستبدال المكان المخصص لها بأشياء تفيد الشركة مثل وضع مكتب جديد او غير ذلك

نظام الأرشفة الإلكترونية

من المعروف أن عصر الأوراق المكتبية والمتابعات الروتينية قد انتهى، وبوجود التقنيات المتقدمة توفر علينا سهولة ودقة الوصول للمعلومة، من المعروف بأن أرشيف السنوات السابقة للمنشآت شبه معدوم ويصعب جداً الوصول اليه بالطرق التقليدية وذلك لكثرة الأوراق والفاكسات والإعتمادات الخطية وغيرها من المستندات التي نتداولها يومياً بين موظفي أي منشأة. ومن خلال هذا النظام حرصنا أن نحفظ جميع الأوراق والمستندات للمنشأه بشكل وثائق ذكية وبكل آمن ومن خلال حركات متتالية يمكنك الوصول الى ماتحتاجه ومن أي مكان بالعالم، هذا هو الرخاء المطلوب من التقنية وهكذا أنت بمنشأه ناجحة.

المواصفات العامة لنظام الأرشفة الإلكتروني:

إمكانية إنشاء هيكلية شجرية تحتوي على عدد لانهائي من المجلدات الرئيسية والفرعية (مجلدات متشابكة) .

قابلية النظام على إستيعاب عدد لانهائي من الملفات والوثائق والسجلات والخرائط....الخ

إمكانية نقل الملفات بين المجلدات أو نسخها أو نقل الملفات كمختصرات ضمن الصلاحيات المتاحة.
إمكانية ربط المستندات أو الملفات ذات العلاقة بملفات أخرى.
إمكانية إصدار ملفات أو مستندات جديدة مرتبطة مع ملفات مخزنة سابقا, وإمكانية الوصول الى النسخ السابقة بسهولة.
إمكانية الإستيراد من خارج النظام وكذلك التصدير الى القرص الصلب أو المرن ضمن الصلاحيات المتاحة للمستخدم.
إمكانية إضافة أو إلغاء بعض الأيقونات على الشاشة حسب رغبة المستخدم.

قابلية النظام للتعامل مع الملفات الإلكترونية (مايكروسوفت وورد, إكسل ...... الخ) وأرشفتها كملفات إلكترونية أو تحويلها الى صور والتعامل ومعها كصور مخزنة في نظام الأرشفة الإلكترونية وكذلك إمكانية التعامل مع ملفات ذات إمتداد PDF (Acrobat) وتحويلها الى صور ذات إمتدادTIFF.

إمكانية نقل الصور وإعادة تنظيم المستندات وترتيب الصفحات داخل المستند.
إمكانية طباعة صفحات من المستند أو طباعة كامل المستند.
إمكانية تكبير وتصغير الوثيقة.
إمكانية التحرك عبر صفحات المستند/السجل, وكذلك إمكانية الذهاب الى صفحة مرقمة بشكل مباشر.
تسمية مباشرة للمستندات أو إمكانية الإستفادة من التسمية الأتوماتيكية التي يدعمها الأرشفة الإلكترونية.

خيارات البحث:

سهولة إنشاء بطاقات فهرسة تحتوي على حقول تدعم خيارات البحث المتقدم بناء على نوعية الوثائق أو بناء على الجهات والادارات والاقسام والمستودعات.
إمكانية تخصيص بطاقات الفهرسة (القوالب) على مستوى المجلدات أو الوثائق.
إمكانية إستخدام البحث الأساسي أو البحث المتقدم حيث أن الفرق بينهما كما يلي:
إمكانية البحث عن كلمة داخل النص بعد معالجة الصور وتمييز النصوص ضوئيا حيث أن هذه الخاصية تمكن المستخدم من البحث عن كلمة, كلمة أو كلمة, كلمة داخل جملة

إمكانية التعامل مع جميع أنواع الوثائق وجميع المقاسات (A0, A2, A3, A4, A8, Letter وكذلك إمكانية التعامل مع الخرائط الهندسية والمخططات....الخ

يعمل النظام مع جميع أنواع الماسحات الضوئية, ويدعم جميع أنواع المساندة للماسحات الضوئية (ISIS,

إمكانية التكامل والإستفادة من الباركود في عملية تصنيف المستندات أثناء عملية المسح الضوئي.