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STIMMT DIE RECHNUNG?

Autor: Redaktion
Betriebe sollten Eingangsrechnungen genau kontrollieren und Ausgangsrechnungen mit Sorgfalt verfassen. Fehlerhafte Rechnungen können teuer werden.

Warum korrekte Rechnungen wichtig sind
Fast jeder, der eine Rechnung erhält, achtet darauf, dass die Rechnungspositionen korrekt ausgewiesen sind. Auch auf Rabatte und Skonto schauen viele. Damit der Betrag als Betriebsausgabe erfasst werden kann, muss das Formular weitere Bedingungen erfüllen.

Die Buchhaltung achtet nicht immer darauf, ob alle Angaben enthalten sind, das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung tut dies aber ganz bestimmt. Fehler bei der Anschrift führen in der Regel dazu, dass der komplette Rechnungsbetrag nicht als Betriebsausgabe zählt. Mängel bei den Angaben zur Mehrwertsteuer, bewirken, dass diese nicht als Vorsteuer abzugsfähig ist. In beiden Fällen drohen Nachzahlungen und Strafzinsen.

Angaben, die vorhanden sein müssen
Jede Rechnung muss mit korrekter Firmenbezeichnung und Anschrift des Empfängers und des Absenders versehen sein. Außerdem ist eine Rechnungsnummer erforderlich, die nur einmal vergeben werden darf sowie Angaben über den Leistungszeitraum.

Großen Wert legen die Betriebsprüfer auf den korrekten Ausweis der Mehrwertsteuer. Die Nennung des Betrages und des korrekten Prozentsatzes ist vorgeschrieben. Lediglich bei einer Kleinstbetragsrechnung von unter 150 € kann darauf verzichtet werden, die Höhe der Umsatzsteuer zu nennen. Bei diesen Rechnungen genügt ein Hinweis, dass die Mehrwertsteuer von X% im Rechnungsbetrag enthalten ist.

Kleinunternehmer, die nach § 19 UStG von der Zahlung der Umsatzsteuer befreit sind, müssen einen entsprechenden Hinweis auf die Rechnung schreiben. Dieser Satz reicht völlig aus: „Ohne Umsatzsteuer gemäß § 19 Abs. 1 UStG“. Der Paragraf muss grundsätzlich in diesem Hinweis enthalten sein.

Tipps für den Alltag
Rechnungen sollten zeitnah geschrieben und in optisch ansprechender Form verfasst werden. Eine Rechnungsvorlage oder ein Rechnungsprogramm hilf dabei. Gute Betriebe ergänzen die Rechnungssoftware mit einigen Höflichkeitsfloskeln. Sie bedanken sich für den Auftrag und sprechen den Kunden freundlich an.

Eine Musterrechnung mit allen Pflichtangaben sollte immer auf dem Schreibtisch liegen. Sie dient als Checkliste, um Eingangsrechnungen zu prüfen. Falls Pflichtangaben fehlen, ist es wichtig, schnell mit dem Absender in Kontakt zu treten und um eine Korrektur zu bitten.