GLBase

GLBase Ltda. Desarrolla el Sistema de Adquisiciones Dunalastair

El Sistema de Adquisiciones Dunalastair se concibe como una herramienta que automatice, facilite y organice todo el proceso Compras de los Colegio Dunalastair.

Desde el punto de vista práctico funcionará como un Workflow, donde cada solicitud transitará por los diferentes estados y requerirá las aprobaciones necesarias hasta convertirse en una Orden de Compra lista para ser enviada al proveedor. A su vez, se registrarán los productos recibidos y se incorporará la información de las facturas.

Beneficios del Sistema de Adquisiciones
• Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia debido a la automatización del proceso de Compras.
• Mejora del control del proceso de Compra a través de la normalización de los métodos de trabajo, para todas las personas involucradas.
• Posibilidad de Control de presupuesto e información sobre la ejecución del mismo.
• Consolidación de la información de Compras y sus diferentes procesos y categorías.
• Mayor previsibilidad en los niveles de respuesta de las diferentes tareas del proceso.
• Mayor flexibilidad de acuerdo con las necesidades de la institución.
• Optimización de la circulación de información interna.
• Mayor control de la información de facturación. Sistematización de la información de facturas recibidas y su cruce con las Órdenes de Compra. Posibilidad de exportar y enlazar la información son Softland.
• Contará con accesos por Roles, que definirán tanto el acceso a la información como las autonomías para visar o realizar solicitudes.
El Sistema para Adquisiciones del colegio Dunalastair
Implementación tecnológica
Se propone implementar el Sistema de Adquisiciones como una aplicación web desarrollada con tecnología Microsoft .NET y soportada con Bases de Datos SQL Server 2008 R2, específica para los colegios Dunalastair.
En producción se contará con una implementación para cada colegio, con Bases de Datos separadas. El Sistema se enlazará adicionalmente con las Bases de Datos del VCB de las que tomará la información relacionada a profesores y grupos.
Adicionalmente, se vinculará con el Active Directory de los Colegios para implementar la seguridad y credenciales de los usuarios.
Módulos y Tareas
Teniendo en cuenta las características propias de los Procesos de Compras a implementar se ha divido el Sistema en varios módulos:
• Material de Niño
• Cuadernos
• Material de limpieza
• Libros
• Otros Materiales
Esto permitirá desplegar cada módulo en el orden requerido, teniendo en cuenta su impacto en el Proceso de general de Adquisiciones, los perfiles de los usuarios involucrados y su nivel de complejidad. Optimizando, a su vez, los tiempos para la puesta en marcha en cada uno de los Colegios.
De forma general para cada módulo se dispondrá:
• Integración al Active Directory del servidor del Dunalastair.
• Acceso por Roles que definen autonomías y acceso a la información.
• Implementación propia del proceso de compra a automatizar.
• Visación de tareas.
• Reportes y listados que garanticen la ortogonalidad de los datos
• Procesos de mailing basado en roles
• Importación de Datos de Excel
• Exportación de Datos a Excel
• Cruce y validación de información (por ejemplo, Órdenes de Compra, Productos recibidos, Facturas)
• Traza de todas las tareas realizadas, para facilitar auditoría.
Contará con los siguientes módulos
Módulo Material de Niño
• Creación de Listas
• Proceso de creación de listas personalizadas (heads) Incluye cuadre
• Proceso de Aprobación de solicitudes
• Creación de órdenes de Compra
• Recepción de Guías de Despacho
• Proceso de validación de entregas
Módulo Cuadernos
• Inventario año anterior
• Creación de Listas
• Proceso de creación de listas de pedido (heads)
• Proceso de Unificación de listas y cotización a proveedor
• Creación de órdenes de Compra
• Recepción de Guías de Despacho
• Proceso de validación de entregas
Módulo Material de limpieza
• Creación de Presupuesto del Colegio
• Proceso de creación de listas Papelería
• Proceso de creación de listas Líquidos
• Proceso de creación de listas Cafetería
• Creación de órdenes de Compra
• Recepción de Guías de Despacho
• Proceso de validación de entregas
Módulo Libros
• Proceso de creación de lista de Libros
• Proceso de cotización
• Aprobación de cotizaciones
• Creación de órdenes de Compra
• Recepción de Guías de Despacho
• Proceso de validación de entregas
Módulo Otros Materiales
• Proceso de creación de listas
• Proceso de Aprobación de solicitudes
• Creación de órdenes de Compra
• Recepción de Guías de Despacho
• Proceso de validación de entregas
Manejo de Facturas
• Recibo de facturas
• Eliminación de productos de la Orden de compra
• Devolución de productos facturados
• Emisión de Notas de Crédito
Reportes
Inicialmente se incluye un conjunto de reportes que crecerán en función de la demanda del uso de la aplicación.
• Solicitudes sin órdenes de compra
• Órdenes de compra sin recepción conforme
• Órdenes de compra sin facturación
• Facturas sin visación
• Estadística de adquisiciones
• 4 Reportes adicionales de similar complejidad no definidos actualmente.

GLBase desarrolla la PSU. Dunalastair 2016

GLBase Ltda. está desarrollando una nueva versión de PSU para los colegios Dunalastair con el objetivo de actualizar y adecuar la aplicación a los nuevos requerimientos que se han ido generando en estos años.

Esta aplicación PSU 2016 abordará varios temas:

• Base de Datos unificada. Se unificarán las tres Bases de Datos actuales de manera que exista un único banco común de preguntas para los 3 colegios.

• Nuevo Editor de Preguntas. Con nuevas facilidades a la integración con MS Word que permite disminuir los tiempos de creación y modificación de preguntas. Incluye facilidades de despliegue de la información.

• Estadísticas de una pregunta. Generar estadísticas de uso de una pregunta, en que ensayos se ha usado, fecha, etc. Igualmente generar estadísticas de resultados de una pregunta, por ejemplo: cuantos niños la han usado, como la han respondido, el que se equivoca generalmente se confunde con la pregunta # # #, etc.

• Ejes Temáticos Nuevos. Se trabajarán los nuevos ejes temáticos

• Inactivar Preguntas de forma masiva. Dado el volumen de preguntas actualmente presentes se permitirá seleccionar un grupo de preguntas e inactivarlas todas juntas.

• Generar una nueva catalogación de las preguntas basadas en los Contenidos Curriculares. Generar una categoría inferior a los ejes temáticos actuales, para poder tener un mayor nivel de especificación de cada pregunta.

• Reservar preguntas. Cuando se crea un facsímil poder reservar las preguntas desde una cierta fecha, para que no puedan ser utilizadas en los miniensayos

Estas facilidades ampliarán las actualmente en uso y mejoraran la experiencia de los profesores y estudiantes en el uso de la herramienta.

Felices Fiestas y un próspero y exitoso 2016!!