Lean RPA by Thaibpm

สาเหตุสำคัญของความล้มเหลวของ Lean Financial Process

1.Empowerment ในโรงงาน พนักงานทุกคนต้องช่วยกันทำงานให้ผลิตได้เร็วที่สุด และได้มาตรฐาน ไม่ได้จำกัดอำนาจการตัดสินใจไว้ที่กลุ่มบุคคล

ยกตัวอย่างเช่น การตัดสินใจขึ้น Production line พนักงานระดับล่างสามารถตัดสินใจหยุด หรือเริ่มการผลิตได้ ถ้าได้ข้อมูล Process Capability ว่ามากกว่า 1.33 ถ้ามากกว่า สามารถเริ่มทำงานได้ทันที ไม่ต้องรอ วิศวกร หรือ Plant Manager

การมอบอำนาจ การไว้ใจสำคัญมากเพราะการตัดสินใจจะไม่ไปกระจุกที่จุดเดียว ที่จะเกิดความล่าช้า ลองนึกภาพซิครับ ถ้าต้องเอาเอกสารคนป่วยทั้งโรงพยาบาลไปให้ผู้อำนวยการโรงพยาบาลอ่าน และตัดสินใจทั้งหมด แล้วจะมีหมอ มีพยาบาลไปทำไม

2.Activity Base Costing ในโรงงานการทำกิจกรรมใดๆ หรือการลงทุนใดๆ เขาจะมีการคำนวณต้นทุนรายกิจกรรม เช่น การทำ product รุ่นนี้ มีวิศวกรเข้ามากี่คน กี่วัน และหน่วยงานอื่นๆเข้ามาร่วมกัน จะถูกวิเคราะห์ออกมาเป็นต้นทุนแบบ Activity Base Costing ทำให้ทราบว่ากิจกรรมไหนต้นทุนสูง และต้องนำมาลดต้นทุนในการดำเนินงาน

ตรงกันข้ามกับสายบริการ ที่คำนวณต้นทุนแบบเฉลี่ย เอากำไรของที่มีมาก ไปถัวเฉลี่ยกับ product ที่ขาดทุน หรือ สร้างกิจกกรมที่ต้นทุนสูง แล้วเอาไปฝังไว้ใน product ที่กำไรสูง ดังนั้นเราจะมองไม่เห็นว่ากิจกรรมไหนควรแก้ไข สุดท้ายต้นทุนพอกพูน จนแก้ไขลำบาก เพราะมองไม่เห็น

ยกตัวอย่างเช่น หากมี product ตัวหนึ่งสร้างรายได้ปีละ 100 ล้านบาท แต่ต้องการลงทุนในการทำระบบไอทีราคา 200 ล้านบาท ซึ่งถ้าเป็นโรงงานจะพยายามหาทางใช้วิธีการอื่น แต่พอเป็นสายการเงิน ต้นทุนเหล่านี้จะถูกถัวเฉลี่ยไปที่ Product ตัวอื่นที่รายได้สูง กำไรดี ดังนั้นเราจะไม่ระมัดระวังการใช้จ่ายเงินมหาศาล จนกว่าภาพรวมสถานะทางการเงินจะเริ่มย่ำแย่

3.Focus process not people ในโรงงงานเราสามารถเปิดเวทีแลกเปลี่ยนกันด้วยการใช้ข้อมูล โดยไม่ได้เน้นว่าใครเป็นคนพูด แต่เน้นที่ข้อมูลที่ถูกนำเสนอ ว่าน่าเชื่อถือหรือไม่

แต่พอเป็นสายการเงิน การนำเสนอหลายอย่างไม่ได้ใช้ข้อมูล แต่ใช้ประสบการณ์และวิจารณาญาณของคน บางครั้งก็ขาดการชี้แจงตรรกะในการตัดสินใจ แต่ถ้าเป็นผู้มีอำนาจตัดสินใจ เราเองก็ไม่กล้าที่จะถามถึงหลักคิด และวิธีตัดสินใจเพราะเกรงว่าจะเป็นการไม่ให้เกียรติกัน

ยกตัวอย่างเช่น การคัดเลือกโครงการในการพัฒนากระบวนการ ปกติรามีเกณฑ์การประเมิน ว่าต้องคำนวณ Feasilibity ในการลงทุน แต่ถ้าหากเป็นการตัดสินใจจากผู้บริหารระดับสูง เราเองมักไม่กล้าถามถึงความคุ้มค่าของโครงการนั้น ซึ่งการตัดสินใจอาจจะผิดพลาดก็ได้

4.การเลือกกำหนดทีมงานในการนำที่ผิดพลาด โดยปกติเวลาเราทำเรื่อง Process Improvement เราจะให้คนที่เคยทำโครงการด้านนี้มาพัฒนาศักยภาพของพนักงาน แต่บางครั้งเราอาจจะไม่ได้เลือกที่ประสบการณ์และความสามารถ เราเลือกด้วยตำแหน่งงาน บางครั้งทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ไม่ได้ตามคาด

ยกตัวอย่างเช่น การเอาผู้บริหารระดับสูงมาดำเนินโครงการ แต่อาจจะไม่ได้ผ่านการอบรมมาก่อน จึงทำให้ต้องให้พนักงานท่านอื่นมาทำงานให้แทน พอไม่ได้ชำนาญด้านนั้นงานก็อาจจะออกมาไม่มีประสิทธิภาพ และไม่ได้ผล

ทั้งหมดนี้เป็นเพียงประสบการณ์ที่ผู้เขียนประสบมา อาจจะมีอีกหลายปัจจัยที่เกี่ยวข้อง หวังว่าเพื่อนๆจะนำเอาไปใช้ประโยชน์ได้นะครับ