SuperOutsourced

𝗧𝗮𝗻𝗼𝗻𝗴 𝗻𝗶 𝗝𝘂𝗮𝗻;

“𝗡𝗮𝗸𝗮-𝗶𝘁𝗲𝗺𝗶𝘇𝗲𝗱 𝗱𝗲𝗱𝘂𝗰𝘁𝗶𝗼𝗻𝘀 𝗽𝗼 𝗮𝗸𝗼. 𝗬𝘂𝗻𝗴 𝗶𝗯𝗮𝗻𝗴 𝗿𝗲𝘀𝗶𝗯𝗼 𝗽𝗼 𝗺𝘂𝗹𝗮 𝘀𝗮 𝗣𝗢𝗦 𝗮𝘆 𝗻𝗮𝗯𝘂𝗯𝘂𝗿𝗮. 𝗣𝘄𝗲𝗱𝗲 𝗽𝗼 𝗯𝗮 𝗻𝗮 𝗶𝗽𝗮-𝗽𝗵𝗼𝘁𝗼𝗰𝗼𝗽𝘆 𝗸𝗼 𝗮𝗻𝗴 𝗺𝗴𝗮 𝗶𝘁𝗼 𝗮𝘁 𝗶-𝗰𝗼𝗺𝗽𝗶𝗹𝗲 𝗯𝗶𝗹𝗮𝗻𝗴 𝘀𝘂𝗽𝗽𝗼𝗿𝘁𝗶𝗻𝗴 𝗱𝗼𝗰𝘂𝗺𝗲𝗻𝘁𝘀?”

𝗔𝗻𝗴 𝗞𝗮𝘀𝗮𝗴𝘂𝘁𝗮𝗻:

Oo, pwedeng-pwede mong ipa-photocopy at i-compile ang mga resibo.

Ayon sa Section 34(A)(1)(b) ng Tax Code, kapag Itemized Deductions ang pinili mo, bawat gastos na ibabawas sa iyong kita ay dapat may katumbas na sapat na patunay o substantiation (tulad ng rehistradong Sales Invoice o resibo). Dahil madaling mabura ang mga resibong naka-thermal paper mula sa POS machines, ang pag-photocopy sa mga ito ay isang mainam na paraan para hindi mawala ang detalye.

Upang ma-preserve ang iyong mga dokumento sa oras ng audit o pagsusuri ng BIR, sundin ang mga tamang paraan ng pagtatabi nito:

1. 𝗔𝗻𝗴 𝗧𝗮𝗺𝗮𝗻𝗴 𝗣𝗮𝗿𝗮𝗮𝗻 𝗻𝗴 𝗣𝗮𝗴-𝗰𝗼𝗺𝗽𝗶𝗹𝗲 𝗻𝗴 𝗣𝗵𝘆𝘀𝗶𝗰𝗮𝗹 𝗥𝗲𝗰𝗲𝗶𝗽𝘁𝘀

• 𝙄-𝙖𝙩𝙩𝙖𝙘𝙝 𝙖𝙣𝙜 𝙊𝙧𝙞𝙜𝙞𝙣𝙖𝙡 𝙨𝙖 𝙋𝙝𝙤𝙩𝙤𝙘𝙤𝙥𝙮

Huwag itatapon ang original na thermal receipt kahit malabo na ito. Gamitin ang stapler o tape para idikit ang original na thermal receipt sa mismong bond paper kung saan ito ipinoto-kopy (photocopy). Ito ang patunay na hindi peke ang kopya.

• 𝙂𝙪𝙢𝙖𝙬𝙖 𝙣𝙜 𝙑𝙤𝙪𝙘𝙝𝙚𝙧 𝙎𝙮𝙨𝙩𝙚𝙢

I-compile ang mga resibo kada buwan o kada kategorya ng gastos (hal. Utilities, Office Supplies, Travel).

• 𝙄𝙨𝙪𝙡𝙖𝙩 𝙖𝙣𝙜 𝙢𝙜𝙖 𝙈𝙖𝙝𝙖𝙝𝙖𝙡𝙖𝙜𝙖𝙣𝙜 𝘿𝙚𝙩𝙖𝙡𝙮𝙚

Bago pa man kumupas ang thermal paper, isulat na sa tabi ng photocopy ang Pangalan ng Supplier, Petsa, TIN, at Kabuuang Halaga (Amount) para kung mabura man ng tuluyan, may mabilis kang basehan.

2. 𝗚𝗮𝘄𝗶𝗻 𝗶𝘁𝗼𝗻𝗴 𝗗𝗶𝗴𝗶𝘁𝗮𝗹 (𝗜-𝘀𝗰𝗮𝗻 𝗮𝘁 𝗜-𝘀𝗮𝘃𝗲)

• Maliban sa photocopy, mariing iminumungkahi na i-scan o kuhanan ng litrato ang mga resibo. I-save ang mga ito bilang PDF o JPEG sa iyong computer, external drive, o cloud storage (gaya ng Google Drive).

** Maaari mong i-scan ang mga resibo bilang dagdag na proteksyon, ngunit hindi ito pwedeng maging "tanging" batayan ng deduction kung nawawala o itatapon ang orihinal na hard copy.

3. 𝗠𝗮𝗴-𝗿𝗲𝗾𝘂𝗲𝘀𝘁 𝗻𝗴 𝗠𝗮𝗻𝘂𝗮𝗹 𝗜𝗻𝘃𝗼𝗶𝗰𝗲

Sa ilalim din ng RR No. 16-2018, kung malaki ang halaga ng transaksyon at kailangan mo ito para sa tax deduction, may karapatan kang isauli ang thermal tape receipt sa nagbenta at hilingan sila na palitan ito ng manual Sales Invoice.

Sources:

RMC No. 81-2025: Reiterates the criteria and guidelines on the deductibility of ordinary and necessary expenses under Section 34(a)(1)(a) of the National Internal Revenue Code of 1997, as amended.https://bir-cdn.bir.gov.ph/BIR/pdf/RMC%20No.%2081-2025.pdf

RR 16-2018: Amends Revenue Regulations (RR) No. 10-2015, as amended by RR Nos. 12-2015, 14-2015 and 6-2016 on the use of non-thermal paper for all Cash Register Machines (CRMs)/Point-of-Sales (POS) machines and other invoice/receipt generating machine/software. https://bir-cdn.bir.gov.ph/local/pdf/RR%20No.%2016-2018.pdf

bir-cdn.bir.gov.ph